La vostra guida al processo di audit SMETA
Devi sostenere il tuo primo audit SMETA ma non sei ancora del tutto sicuro di come si svolga il processo? Non preoccuparti, ci pensiamo noi e di seguito troverai passo passo cosa aspettarti da un audit SMETA!
Il processo di audit
Prima di sostenere l'audit in loco, riceverai un questionario di autovalutazione (SAQ) che dovrai compilare e che ti sarà utile per comprendere tutti i dettagli rilevanti per condurre un audit efficiente.
Che cos'è un audit SMETA?
Come forse già saprai, SMETA (Sedex Members Ethical Trade Audit) è uno degli audit sociali più comunemente utilizzati a livello globale e utilizza la metodologia di audit sociale di Sedex per valutare i siti produttivi e gli uffici ed esaminare le condizioni di lavoro nella catena di approvvigionamento di un'organizzazione.
SMETA è stato creato per consentire ai fornitori di condividere un report di audit con più clienti, il che aiuta a ridurre il cosiddetto “turismo da audit”. I report SMETA sono pubblicati nel sistema SEDEX, garantendo trasparenza ed efficienza
Gli audit utilizzano il Codice di base ETI, che si basa sulle convenzioni dell'Organizzazione Internazionale del Lavoro (ILO) e sulle leggi e i regolamenti locali applicabili.
Gli audit SMETA possono essere condotti in base a due o quattro pilastri, a seconda delle esigenze delle catene di approvvigionamento e quindi della richiesta che riceverai dal tuo cliente. I due pilastri obbligatori sono riferiti alle condizioni di lavoro ed alla salute e sicurezza dei lavoratori. I due pilastri aggiuntivi di un audit cosiddetto 4 Pillar sono relativi all'etica aziendale ed all'ambiente.
L'ultima versione di SMETA, SMETA 6.1, è stata aggiornata a maggio 2019.
Perché dovrei sostenere un audit SMETA?
Gli audit di conformità sociale di terza parte in generale possono aiutare le organizzazioni a identificare i problemi critici nelle loro pratiche aziendali e consentono quindi di mitigare e gestire i rischi della catena di approvvigionamento.
Ci sono una serie di motivi per cui potresti aver bisogno di un audit SMETA in particolare:
- I tuoi clienti potrebbero averlo richiesto per dimostrare che rispetti gli standard etici e che lavorare con te non rappresenta un rischio per la loro reputazione
- Riduce al minimo il rischio di duplicare gli audit in quanto è possibile condividere i risultati con più potenziali clienti, riducendo i costi e risparmiando tempo
- Dimostra il tuo impegno per un ambiente di lavoro sicuro ed equo per i tuoi dipendenti
Il processo di audit SMETA:
Ricorda che prima di sostenere l’audit in loco, è necessario che tu abbia compilato il questionario di autovalutazione.
Riunione di apertura
Giunto in loco, l'auditor apre l’attività con una riunione in cui verrà illustrato lo svolgimento dell’attività
L'audit è un processo collaborativo e il coinvolgimento del management durante il colloquio di apertura ne è una parte fondamentale.
L'auditor chiarirà lo scopo dell'audit, lo standard o il codice in base al quale verrà condotto l'audit, spiegando i requisiti del Codice di base ETI e leggi o regolamenti locali pertinenti.
Durante questa riunione inoltre
- Si riconfermano i documenti necessari per la conduzione dell’audit
- Si chiede una planimetria per la visita del sito
- Si chiede autorizzazione a scattare fotografie
- Si verifica che tutto il personale sia a conoscenza dell'audit e ci si accerta che gli sia stato comunicato lo standard di riferimento a fronte del quale si svolgerà l’attività
- Si riconferma che sia l’auditor che la società agiscono nel rispetto di un preciso codice deontologico
- Si Organizzano i colloqui con i dipendenti e si spiega come si svolgerà l’attività.
I documenti di audit di cui avrai bisogno
Tra i documenti che dovresti preparare in anticipo per il tuo audit ci sono:
- Documentazione dei sistemi e dei processi di gestione rilevanti
- Contratti di lavoro
- Job description e documenti pertinenti che dettagliano le politiche aziendali
- Un elenco di tutti i prodotti chimici e solventi utilizzati nel sito (se applicabile)
- Registrazione della formazione al personale
- Permessi, licenze d'esercizio, assicurazioni, ecc.
- Procedure di emergenza, piano di evacuazione e sicurezza
- Buste paga degli ultimi 12 mesi
Visita del sito
Dopo l'a riunione di apertura, l'auditor organizzerà una verifica del sito per osservare le condizioni di lavoro e confrontarle con gli standard applicabili, nonché per ottenere una visione di eventuali problemi di salute e sicurezza.
Come regola generale, l'auditor dovrebbe essere autorizzato a visionare tutte le aree del sito e decidere circa le tempistiche della visita.
L’audit in campo offre anche l'opportunità di conversazioni più personali con la direzione e i dipendenti. La normale produzione e le operazioni dovrebbero continuare durante la visita per dare all'auditor un'idea delle condizioni di lavoro quotidiane e quindi l'auditor si sforzerà di muoversi attraverso il sito senza ostacolare la produzione.
Interviste
Le visite in loco sono un aspetto importante di un audit SMETA in quanto consentono di osservare le prassi lavorative ma altrettanto importanti sono le informazioni ottenute dai colloqui con manager e lavoratori.
Intervistare i manager può far luce sulle procedure e sulle politiche attuate dal sito e consentono alla direzione una riflessione circa la loro efficace implementazione, ma è altrettanto importante che i lavoratori siano intervistati sia individualmente che in gruppo per ascoltare le loro esperienze e opinioni personali sulle condizioni di lavoro in loco.
Il numero di lavoratori da intervistare sarà correlato al totale del personale impiegato sul sito. È anche importante che nessun manager o altro rappresentante dei lavoratori sia presente durante questi colloqui per consentire agli intervistati di parlare più liberamente.
Revisione documentale
L’ispettore esaminerà anche tutta la documentazione richiesta preliminarmente alla visita e l'esame delle registrazioni potrà confermare quanto richiesto dai requisiti dello standard e quanto rilevato durante l’audit.
Riunione di chiusura
Una volta completata la verifica e raccolti tutti gli elementi sul campo, l’auditor preparerà il piano di azione correttive (CAPR) per facilitare una discussione con la direzione durante la riunione di chiusura.
L'obiettivo principale della riunione di chiusura è quello di informare e condividere le risultanze dell'audit con la direzione, che per accettazione dovrà firmare il CAPR.
L’auditor in particolare si deve soffermare su:
- Non conformità rilevate ed analisi delle cause
- Potenziali azioni correttive
- definire le tempistiche per la chiusura delle azioni correttive
E dopo l’audit cosa succede?
Una volta condotto l'audit SMETA, dovresti ricevere il tuo rapporto di audit il prima possibile. Eurofins te lo può fornire in soli quattro giorni lavorativi. Anche il tuo fornitore o cliente può riceverne una copia. Il report sarà inoltre caricato sulla piattaforma SEDEX dove potrà essere consultato da quanti sono stati autorizzati.
Il report SMETA dovrebbe fornire un quadro completo e accurato dei risultati e delle azioni correttive da intraprendere, se del caso. La piattaforma SEDEX consente alle strutture di dimostrare i miglioramenti caricando le prove delle azioni correttive. Le azioni correttive sono verificate in modo indipendente dall’auditor che ha svolto la verifica. In alcuni casi, una volta che le azioni correttive sono state implementate, potrebbe essere necessario un audit di follow-up e non limitarsi ad una chiusura documentale delle deviazioni.
Sei pronto per il tuo prossimo audit SMETA? Scopri come ti possiamo aiutare!